Il n’est pas aisé d’organiser un évènement. Si pour certains c’est une tâche aisée, pour d’autres c’est un casse-tête chinois. Il leur faut donc faire appel à un professionnel qui saura prendre en charge tout ce qui touche à l’activité qu’il souhaite organiser afin que cette dernière soit une réussite. Cependant un prestataire ne se choisit pas au hasard. Puisqu’il existe un panel varié de prestataires, il faudra tenir compte de plusieurs critères et d’un certain nombre de paramètres importants.

Définir ce que vous voulez

Avant même de contacter un prestataire, il vous faut définir vos besoins. En mettant au point un cahier de charge précis, vous saurez quels sont vos besoins, quelles sont les tâches prioritaires et vers qui vous tournez pour que cela se fasse. Il est aussi important de tenir compte du budget parce qu’il va de paire avec le travail. Sans budget, il serait difficile au prestataire de vous plaisir tout en tenant dans les prix.

Les bonnes questions à se poser : 

– L’évènement que je souhaite organiser est professionnel ou non ? Les prestataires que vous allez contacter sont parfois spécialisés dans les évènements pro ou les mariages, anniversaires, baby shower… 

– De quel budget je dispose ? 

– Quels sont les prestataires dont j’aurai besoin pour que mon évènement se déroule au mieux : traiteur, fleuriste, magicien, standiste salon professionnel, graphiste… 

Passer au peigne fin les prestataires disponibles

Il existe plusieurs prestataires de service. Une fois que vous avez défini ce que vous voulez faire, vous pouvez vous lancer à la quête du prestataire idéal. Au bout de quelques clics vous aurez un nombre conséquent à votre disposition. Il est conseillé de vérifier leur site afin de voir quelles sont leurs réalisations passées. Cela vous aidera à savoir si vous pouvez travailler avec lui ou pas.

Si vous avez des contacts qui connaissent des gens dans le domaine, vous pouvez aussi leur demander de vous fournir des numéros. Ils auront le mérite de vous diriger vers des gens dont ils connaissent le doigté si on peut s’exprimer ainsi.

Quelles sont les qualités que doit avoir votre prestataire ?

– La promptitude

si vous avez contacté votre prestataire via son site, ce dernier doit vous répondre dans un délai raisonnable de 48h tout au plus. Un prestataire qui dépasse ce délai est certainement vicié à la base. Il risque de ne pas respecter les rigueurs de temps que vous pourriez lui imposer.

– La réactivité

Le prestataire doit être actif et non passif. Il doit vous proposer des idées et non attendre que vous les énonciez. Il doit être à même de prendre les devant, de vous contacter par téléphone après avoir pris contact de votre demande, etc. Un prestataire réactif est un grand atout pour votre évènement. Il aura le mental en cas de défi mais aussi les épaules pour mener le tout à bien.

– L’écoute

Le prestataire est là pour vous réaliser votre événement. Il doit donc plus vous écouter que parler. Le prestataire qui a plus de choses à dire qu’à écouter n’est clairement pas celui qu’il vous fait. Il risque d’étouffer vos désirs et faire passer sa vision des choses alors que sa mission est de faire le pont entre vos envies et les possibilités qui s’offrent sur le terrain.

– La disponibilité

Il ne sert à rien de chercher à travailler avec un prestataire indisponible. Il vous causerait plus de problème que ne vous apporterait de solutions. Vous pouvez même contacter les personnes pour lesquelles il a eu travailler pour qu’il vous en disent plus sur ces habitudes.

– La sérénité

On ne lui demande pas d’être hautain mais un bon prestataire doit avoir les pieds sur terre. C’est lui le capitaine dans le bateau qui vous embarque. Les défis étant énormes, il doit vous inspirer la confiance car sans lui votre évènement pourrait tomber à l’eau or personne n’a envie d’une noyade.

– L’adaptabilité

C’est sans doute le must have de tout bon prestataire. On sait bien évidemment que les événements ont toujours très souvent plus d’un tour dans leur sac. Choisir un prestataire qui sait s’adapter c’est embrasser la réussite de son événement. Une panne de courant à la dernière minute, un défaut de DJ, la météo qui s’annonce grise, etc. il peut arriver mille choses au cours d’un événement et le bon prestataire est celui qui est prêt à braver tous ces défis pour vous faire garder le sourire. Pour être franc, le bon prestataire est le superman de l’évènementiel.

Faites un test aux prestataires qui retiennent votre attention

vous avez le thème de votre événement et tous les détails qui peuvent s’y ajouter. Si plusieurs prestataires retiennent votre attention, vous pouvez leur faire passer un test d’aptitude. Celui qui vous proposera le meilleur service sera celui aura droit au contrat.

Vous l’aurez compris, le choix de votre prestataire n’est pas une affaire à prendre à la légère. Vous devez impérativement y mettre tous vos sens. Mais le travail ne s’arrête pas à l’organisation de l’évènement. Il y a un travail post-évènement à faire. Ensemble, vous devez faire le bilan et séparer les choses qui se sont bien déroulées de celles qui peuvent être améliorées des deux côtés. C’est une façon de vous aider, vous même dans vos choix futurs mais aussi d’aider le prestataire dans ses futurs travaux.

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