6 erreurs à éviter lors de l’organisation d’un séminaire d’entreprise

Il existe plusieurs événements qui sont organisés par les entreprises au cours d’une année. Parmi ceux-ci, vous avez les séminaires. En effet, ces derniers sont très bénéfiques pour les sociétés qui en organisent, et ce, sur plusieurs plans. Ils permettent d’améliorer la communication, renforcer la cohésion d’équipe, motiver les employés, etc. Cependant, pour être sûr de bénéficier de tous ces avantages, il est indispensable de faire une bonne organisation. Pour y arriver, voici quelques erreurs à éviter.

Mal choisir le lieu où se déroulera le séminaire

Un mauvais choix du lieu qui accueillera votre événement d’entreprise est déjà un mauvais pas dans son organisation. C’est-à-dire un endroit éloigné ou difficile d’accès. Il est important que vos collaborateurs puissent facilement s’y rendre. À cet effet, il est généralement recommandé d’opter pour les endroits proches d’un aéroport, surtout si votre événement est international.

Cependant, pour le choix du lieu, il ne faut pas uniquement tenir compte de ceux qui voyagent. Vous devez trouver un cadre original, pour que vos collaborateurs puissent se déconnecter facilement de leur environnement habituel. Généralement, lorsque vous collaborez avec une agence événementielle Paris par exemple, elle vous aide dans le choix d’un lieu approprié.

Ne pas définir de thématique pour le séminaire

Ne pas définir de thématique pour l’organisation de son séminaire d’entreprise est une erreur que commettent de nombreuses personnes. Cela peut engendrer un manque de motivation auprès de vos collaborateurs. En organisant votre séminaire autour d’un thème, vous incitez ces derniers à participer à la réunion et à vivre une belle expérience.

Aussi, il est important de communiquer la thématique aux invités à l’avance. Ainsi, ils ne seront pas mal à l’aise le jour J. S’ils doivent s’habiller d’une façon particulière ou prévoir des accessoires, il faut qu’ils le sachent à l’avance. 

Choisir des dates inappropriées pour le séminaire

Les séminaires d’entreprises ne sont pas de simples événements. Généralement, ils se déroulent sur plusieurs jours, surtout lorsqu’ils ont lieu à l’étranger, ou dans une région autre que celle du siège de l’entreprise. De nombreuses sociétés préfèrent l’organiser pendant un week-end. Dans tous les cas, pour décider de la date de votre séminaire, vous devez vous référer au calendrier, afin de tenir compte de certaines dates comme :

• Les fêtes nationales ;
• Les périodes de vacances scolaires ;
• Les jours fériés, etc.

Vous devez aussi éviter d’organiser votre événement d’entreprise à une période de surcharge de travail. Il est important de choisir un jour qui arrange tout le monde. Par ailleurs, vous devez prendre la peine de prévenir vos collaborateurs de la date choisie, quelques semaines à l’avance. Ainsi, ils pourront mettre en place leur emploi du temps pour être sûrs d’être présents.

Allonger inutilement la durée du séminaire

Pour un séminaire d’entreprise, il est recommandé d’établir ses objectifs avec tous les participants. Ceci permettra de bien définir la durée. À cet effet, il faut préciser que vous avez la possibilité de le faire sur une seule journée si vous vous organisez correctement. Les prises de parole doivent être brèves et précises.

À cet effet, vous devez garder à l’esprit qu’en début de séjour, les participants sont beaucoup plus productifs. Par ailleurs, il est indispensable d’établir et partager un planning précis, comprenant les heures de conférences et d’activités, les temps de pause et de déjeuner. Sans oublier de tenir compte des imprévus.

Préparer le séminaire à la dernière minute

Comme pour tout événement, la précipitation ne rime pas avec une bonne organisation. Alors, si vous voulez réussir à organiser un séminaire digne du nom, vous devez éviter les préparations de dernière minute. À cet effet, les tâches que vous devez réaliser à l’avance sont multiples. Parmi les plus importantes, vous avez : trouver une salle ou un espace, préparer le séjour des participants (réservation d’hôtel, de voiture…). Vous devez aussi chercher un traiteur, lancer les invitations, etc. C’est pourquoi il est recommandé de commencer vos préparatifs au moins 3 mois à l’avance.

Ne pas définir un budget

L’organisation d’un séminaire nécessite de faire des dépenses importantes. Ainsi, pour éviter d’être surpris, il est indispensable de définir un budget à l’avance. Si vous ne le faites pas, vous risquez d’être désagréablement surpris. À cet effet, il faut souligner que les principales dépenses concernent généralement la location de salle, le transport, l’hébergement et la restauration.