Comment réussir sa communication événementielle ?

Aujourd’hui, renforcer sa notoriété fait partie des enjeux les plus importants pour les entreprises. Pour y parvenir, outre la publicité et le marketing digital, l’organisation d’événements est aussi un moyen stratégique de sublimer son image de marque !En quoi la communication événementielle est-elle indispensable dans ce cadre ? Comment communiquer parfaitement, avant un lancement de produit, une conférence, un congrès ou encore un salon ? En quoi une agence de rédaction web telle que ndslcontent.com peut-elle vous épauler dans la conception de votre stratégie marketing ?Nous vous disons tout !

Qu’est-ce que la communication événementielle ?

Soirée de lancement de produit, salon professionnel, congrès… Différents événements sont envisageables pour faire croître la notoriété d’une entreprise, les formats devant être définis selon ses objectifs. Une fois votre projet mis en place, votre but sera d’y convier un maximum de personnes.

Clients, collaborateurs ou même journalistes : plus vous parviendrez à réunir de monde, plus vos chances de faire parler de vous seront grandes. C’est justement à ce titre qu’une bonne communication événementielle est nécessaire, tout d’abord en amont du grand jour. Grâce à elle, votre audience sera informée de votre événement à venir.

Et si votre campagne de promotion a été bien faite, vos cibles ne voudront manquer ça pour rien au monde ! Une fois le jour J passé, vous pourrez continuer de communiquer sur votre événement, afin de fidéliser l’audience acquise.

10 étapes pour réussir sa communication événementielle

1. Cerner vos objectifs marketing

Désirez-vous lancer un produit et en faire la promotion, afin de conquérir vos futurs acheteurs ? Espérez-vous faire connaître votre histoire à vos clients, pour les rendre toujours plus proches de votre marque ? Avez-vous pour ambition de faire croître votre notoriété ? Ou souhaitez-vous faire passer un message fort ?

Définir clairement quels sont vos objectifs marketing vous permettra d’adopter les bons supports pour votre communication événementielle… et de faire mouche !

2. Définir précisément votre audience

Cerner son audience cible revêt plusieurs intérêts de taille. En effet, cela vous permettra de savoir :

• Quel ton adopter, pour la convaincre pertinemment ;
• Quels canaux de communication privilégier, pour être entendu par les bonnes personnes ;
• Sur quels réseaux sociaux poster en priorité vos nouvelles…

Par-delà les recettes toutes faites, n’oubliez jamais que vous vous adressez à des humains. En vous mettant dans leur peau, vous saurez plus facilement quoi faire !

3. Mettre en place votre planning éditorial

Une fois votre audience et vos objectifs marketing définis, il est temps de penser à votre stratégie éditoriale… et au planning qui va avec !

Afin de réussir votre communication événementielle, vous devrez donc d’abord réfléchir au type de contenu que vous allez créer, et à quelle fréquence vous le partagerez. Articles de blog, communiqués de presse, posts sur les réseaux sociaux, annonces sur des plateformes professionnelles, newsletters, e-mails, campagnes WhatsApp… Les possibilités sont nombreuses !

Il est également indispensable de choisir les canaux à exploiter pour relayer efficacement votre message, sans oublier les budgets et ressources dont vous disposez pour mener à bien votre mission.

N’oubliez pas non plus que votre planning est un élément dynamique, souvent créé à rebours selon l’échéance de votre événement. Au fur et à mesure de votre avancée, celui-ci devra donc être mis à jour, afin de savoir où vous en êtes. Vous pourrez alors suivre l’évolution de vos résultats selon les canaux employés, et adapter toujours plus votre stratégie !

4. Concevoir des visuels impactants

Votre communication événementielle s’appuie certes sur des contenus percutants, mais aussi sur des visuels de qualité. Que vous recouriez à des panneaux publicitaires physiques, à une communication par mail ou encore à des posts sur Facebook, votre lecteur doit immédiatement comprendre de quoi il s’agit… et quelle est l’entreprise qui organise la journée en question !

Pour faire la promotion de votre événement, choisissez donc des couleurs en lien avec votre charte graphique, et cohérentes sur tous vos supports ! Les polices, ainsi que le style, nécessitent également une certaine harmonie, pour attiser la curiosité et marquer les esprits.

5. Recourir aux communiqués de presse

Afin de faire parler de votre événement sur un maximum de médias, il est judicieux de penser aux communiqués de presse. En effet, ces supports promotionnels vous permettront de communiquer quant à vos valeurs, à vos engagements, à la nature de votre événement et aux façons de vous suivre le jour où il se déroulera !

Une fois partagés à grande échelle, ces contenus atteindront une partie de votre audience, ce qui vous aidera à fédérer autour de votre image.

6. Communiquer sur votre événement grâce aux réseaux sociaux

Il est fort probable que votre audience fréquente les réseaux sociaux : afin de communiquer sur votre événement en amont, pendant et après son déroulement, ces canaux sont on ne peut plus stratégiques !

Respectez les codes de chacune des plateformes, recourez aux hashtags et créez des contenus dynamiques : avec une stratégie bien pensée, la viralité sera sans doute à portée de clic ! D’ailleurs, cette communication n’a pas à s’arrêter le jour de votre événement.

Au contraire : certaines fonctions live vous permettront de partager en direct ce moment avec les personnes n’ayant pas pu se déplacer, suscitant ainsi une cohésion à grande échelle ! Et une fois la journée achevée, il est essentiel de maintenir le contact établi sur les réseaux.

Stay tuned !

7. Partager des informations via votre mailing list

Vous disposez d’une mailing list étoffée, et avez reçu l’approbation de vos prospects pour communiquer sur vos offres et nouveautés ? Dans ce cas, vous pouvez très bien vous lancer dans une campagne mail ou WhatsApp, pour leur faire parvenir des informations relatives à votre événement à venir. Une fois le grand jour passé, vous pourrez également les remercier pour leur participation, en partageant de potentiels liens web vers des galeries d’images ou pages de réseaux sociaux. Ils pourront alors revoir vos interventions et moments importants, quand ils le souhaiteront.
 N’hésitez donc pas à utiliser votre base de données clients dans le cadre de votre communication événementielle, et ce, dans le plus grand respect du RGPD !

8. Créer un site web dédié à votre événement

Vous le savez aussi bien que nous : la majorité des recherches d’informations passe aujourd’hui par Internet. Ainsi donc, pour ne perdre aucun de vos prospects, n’hésitez pas à créer un site web dans le cadre de votre communication événementielle ! C’est le support parfait pour sublimer votre image de marque, faire envie aux journalistes et à vos collaborateurs de se rendre à votre événement, mais aussi afin de communiquer sur le lieu, les horaires et les autres informations pratiques à connaître !

Avant, pendant et après votre événement, vous pourrez donc y insérer des éléments incontournables ! Et puis, afin de générer du trafic vers ce site, le référencement naturel et payant sont des alliés à exploiter sans hésiter…

9. Organiser un événement à la hauteur de vos objectifs

Pour atteindre vos objectifs, il ne s’agit pas uniquement de miser sur une communication événementielle redoutable. Il est également nécessaire de planifier un moment mémorable, dont les médias seront ravis de parler !Dans ce cadre, il vous faudra redoubler d’originalité, tout en restant focalisé sur votre but. Du début à la fin de votre organisation, mettez-vous à la place de votre cible. Le message est-il clair pour elle ? Se sentira-t-elle plus proche de votre marque à l’issue de l’événement ? Son attention sera-t-elle captée sans interruption ?

Si la réponse est oui, c’est très prometteur. Sinon, il vous faudra voir plus grand. Misez par exemple sur la 3D et la réalité virtuelle, proposez des séquences interactives, et n’hésitez pas à bousculer un peu les codes… dans la limite du raisonnable, bien entendu. 

10. Poursuivre votre communication après l’événement

Oui : la communication événementielle doit perdurer au-delà du grand jour. Que ce soit grâce aux réseaux sociaux, à un site web dédié ou encore à votre newsletter, n’hésitez pas à publier des photos de votre événement !

C’est également un bon moyen de remercier les participants qui se sont déplacés où ont assisté à votre live. Établissez donc un contact fort avec vos nouveaux prospects, de façon durable !

Vous l’aurez compris : une bonne communication événementielle vous permettra de faire parler de vous, et de réunir une audience vaste et qualifiée autour de votre entreprise. Cela nécessite de cerner parfaitement vos objectifs et votre cible, avant de mettre en place un planning éditorial pertinent. Dans ce cadre, des spécialistes du marketing digital et agences de rédaction web se feront une joie à l’idée de déployer votre stratégie de communication. Une chose est sûre : une image de marque se travaille sans cesse.

Alors, n’hésitez pas à vous lancer dans ce projet prometteur !