Une soirée de lancement symbolise l’aboutissement de plusieurs mois de travail. Votre équipe a travaillé sur ce projet pendant des semaines. Cette fête représente l’occasion de dévoiler le fruit de votre travail. L’évènementiel permet à l’entreprise de marquer le coup, il permet de mettre en avant le produit. Cette réception s’inscrit dans votre stratégie marketing, elle doit marquer les esprits, attirer l’attention des consommateurs et des partenaires, faire parler de votre entreprise, etc. Face à autant d’enjeux, comment organiser une soirée de lancement réussie ? 

En quoi consiste une soirée de lancement ? 

Champagne qui coule à flots, buffet, collaborateurs en costumes, ambiance détendue, etc. on se croirait à l’avant-première d’un film. Pourtant, au micro, les discours des dirigeants se succèdent pour faire l’éloge du produit et de l’équipe qui a travaillé dessus. Une soirée de lancement rassemble plusieurs acteurs. Outre les salariés et les membres de la direction, on y retrouve également les partenaires et les clients potentiels. Certaines entreprises invitent même quelques journalistes à la réception. 

L’objectif de cette fête consiste à mettre en avant un nouveau service ou produit. Elle marque son lancement sur le marché. Cet évènement prestigieux s’inscrit dans la stratégie marketing de l’entreprise. Il permet d’attirer de nouveaux investisseurs et de séduire un public plus large. C’est pourquoi la liste des invités est généralement composée de personnalités influentes. Ces dernières peuvent être des dirigeants d’entreprise ou des célébrités. La marque en profite pour trouver des sponsors et multiplier les partenariats. 

Les conseils pour réussir cette soirée

Face aux enjeux d’une telle soirée, rien ne doit être laissé au hasard pendant son organisation. Pour ce faire, vous pouvez engager un expert dans l’évènementiel ou confier la tâche à une équipe. Dans tous les cas, les conseils suivants peuvent vous aider à avoir une fête réussie. 

Faire connaitre l’évènement

Une soirée de lancement sert de vitrine à un nouveau produit. La cérémonie permet de multiplier les contacts et de favoriser les ventes. C’est pourquoi la médiatisation de l’évènement sert à créer le buzz autour du produit, lire l’article pour en savoir davantage. Pour l’occasion, vous pouvez inviter différents médias à assister à la réception. Cela peut être un journaliste d’une revue locale, un blogueur sur un site célèbre ou un créateur de contenu sur Internet. Ces acteurs contribueront à relayer les informations clés. Le plus important est de varier les supports. Par ailleurs, pour alimenter vos réseaux sociaux et votre site vitrine, n’hésitez pas à engager les services d’un photographe ou d’un vidéaste professionnel. Ces clichés des moments forts de la soirée permettent d’illustrer le lancement du produit sur vos comptes. 

Bien choisir les invités

Le choix des invités est déterminant dans la diffusion de l’évènement. Une soirée de lancement doit mettre en avant le prestige de votre marque. Vous devez donc prioriser les personnalités influentes même si cela implique de restreindre le nombre de public cible. C’est le cas également des collaborateurs. Dans une structure employant plus de 50 salariés, vous n’allez pas tous les inclure. Vous devez convier uniquement l’équipe qui a travaillé sur le projet par exemple. Ensuite, la dernière catégorie d’invités réunit les acteurs qui participeront à la promotion du produit. Cela peut être des journalistes partenaires et des blogueurs professionnels. 

Définir un budget

L’organisation d’une telle soirée a un cout. Si vous supervisez la fête, vous devez faire valider le budget par les membres de la direction. Cependant, comment maitriser ce budget face à autant de prestataires ? Surtout qu’il y aura surement des dépenses imprévues. La meilleure solution consiste à déléguer l’organisation à un event planner. Ce dernier vous propose une offre tout compris. Il vous permet d’éviter les dépenses additionnelles de dernière minute. Le choix de la salle de réception, les animations, le traiteur ou encore les transports sont inclus dans ses prestations. Avec un budget limité, vous pouvez multiplier les dons en échange de services. Ainsi, il est possible d’offrir le nouveau produit en cadeau aux invités par exemple. Cela permet de faire l’impasse sur leur hébergement et leur transport.

Choisir un lieu unique

C’est un prérequis pour le lancement d’un nouveau produit. Vous devez trouver une salle qui correspond aux valeurs de votre entreprise. Si votre marque est spécialisée dans les produits biologiques, il est préférable de choisir une salle dans un cadre naturel. Si vous devez lancer un nouveau bijou par exemple, la soirée doit se dérouler dans une salle prestigieuse. Il est possible de choisir un lieu unique aussi pour marquer les esprits. L’évènement peut se dérouler dans une station de ski, au bord de la mer ou encore sur un voilier. 

Une décoration soignée pour marquer les esprits

Au cours d’une soirée de lancement, les convives scrutent chaque détail de votre fête. La décoration en fait partie. Puisqu’il s’agit d’un moment clé pour votre entreprise, il est important de marquer les esprits. Vous devez miser sur une décoration qui génère un retour positif. Même après la soirée, les invités continueront d’en parler. Le choix des accessoires décoratifs ne se fait pas au hasard. Les couleurs utilisées doivent rappeler la marque et l’image de l’entreprise. Pour obtenir un résultat impeccable, il est préférable de confier la décoration à un professionnel. Le décorateur évènementiel saura trouver une idée originale afin de mettre en valeur le produit lancé. 

L’animation musicale

Contrairement à un évènement familial, les invités ne se connaissent pas forcément lors d’une soirée de lancement. Vous devez donc miser sur l’animation musicale pour rendre la soirée plus chaleureuse. Qu’il s’agisse d’un orchestre ou d’un DJ, l’animation doit susciter de l’amusement et de l’adhésion chez les convives. Dans tous les cas, vous devez choisir une animation cohérente avec le thème de la soirée. Pour éviter le faux-pas, un groupe de jazz est l’idéal. En effet, ce genre musical s’adapte à toutes les soirées. 

Accueillir les invités dans une ambiance chaleureuse

Un hôte soucieux de ses invités doit réserver un accueil chaleureux à ces derniers. Dès leur arrivée, ils doivent au moins avoir un verre à la main, quelque chose à manger, etc. Il est à noter que vous n’aurez pas le temps de discuter avec une seule personne toute la soirée. C’est pourquoi l’animation joue un rôle majeur. Elle empêche les convives de s’ennuyer. 

Et après la soirée ? 

Le lancement d’un produit ne se termine pas à la fin de la soirée. Au contraire, il marque le début de la promotion. Si vous aviez engagé un photographe professionnel pour l’occasion, choisissez la formule comprenant un format vidéo. Ainsi, vous pouvez utiliser ce format pour faire la promotion du produit. Après la soirée, multipliez les appels pour sécuriser les ventes auprès des participants. Incitez-les à partager la vidéo sur leurs réseaux sociaux. Pour obtenir un retour, vous pouvez également envoyer un bref sondage. 

Analyser les retours

Ce ne sera pas le dernier produit que vous allez lancer sur le marché. C’est pourquoi il est important d’analyser l’impact de cet évènement de lancement. Cela vous permet d’ajuster votre stratégie marketing et de vous poser les bonnes questions :

  • la soirée manquait-elle de médiatisation ? ;
  • le nombre d’invités était-il insuffisant ? ;
  • les invités se sont ennuyés ? ;
  • les annonces payantes autour de l’évènement en valaient-elles la peine ?

Cette remise en question permet d’améliorer l’organisation des évènements futurs et d’obtenir un retour positif. 

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