Comment faire une soirée d'entreprise pas chère à Paris ?

Organiser un événement professionnel à Paris est la plupart du temps synonyme de factures vertigineuses. Avec la tension du marché de l’événementiel et surtout le prestige de la capitale, les coûts peuvent rapidement monter. Voici des astuces pour organiser une soirée parisienne réussie et économique.

Choisir le bon moment

L’un des secrets pour une soirée abordable est relatif au calendrier. À Paris, la période du mardi au jeudi est généralement la plus coûteuse pour organiser un événement d’entreprise. La forte demande et le coût de la vie font presque doubler les prix. Pour faire des économies, privilégiez le début de semaine.

De nombreux établissements cherchent à remplir leurs espaces ces jours-là et sont beaucoup plus ouverts à la négociation. De même, évitez les périodes de haute saison comme le mois de décembre ou la période des Fashion Weeks. Organiser un événement en janvier ou en octobre vous donne la possibilité de bénéficier de tarifs basse saison très attractifs.

Pour vous assister, vous pouvez faire appel à une agence spécialisée et éviter des erreurs d’organisation (regardez directement sur cette liste d’agences triées sur le volet).

Opter pour la privatisation partielle plutôt que totale

Plutôt que de louer un hôtel particulier à prix élevé, tournez-vous vers la réservation d’espaces dans des lieux de vie actifs. De nombreux bars et restaurants parisiens proposent de privatiser gratuitement ou parfois contre une caution minimale un espace pour accueillir vos événements. Certains bars, certains espaces de travail et d’autres structures proposent des cadres adéquats pour cela.

Cette option élimine les frais de location de salle et de personnel de sécurité, qui peuvent vite alourdir un budget classique. Mieux encore, vous pouvez organiser la soirée dans les locaux de l’entreprise, si l’espace disponible le permet. Cela vous évite une recherche épuisante et chronophage.

Adopter le format « Afterwork » plutôt que le dîner assis

Le dîner assis est le format de soirée le plus coûteux financièrement. En effet, il impose :

• Un service à table ;
• Un traiteur complet ;
• Une logistique lourde.

Pour faire baisser la note, optez pour le format cocktail dînatoire ou Afterwork prolongé avec de la finger food de qualité. Pour plus d’originalité, pensez à préparer un buffet thématique. Il peut se composer par exemple de planches de charcuterie artisanale ou de fruits de mer en fonction de la saison.

Si l’endroit où se déroule l’événement dispose d’une cour intérieure, l’intervention d’un Food Truck privatisé peut également être une idée intéressante. En plus d’être moins chère, cette option favorise également le networking et la fluidité des échanges entre collaborateurs. Un plan de table figé ne le permet pas.

Gérer les boissons grâce à un forfait maîtrisé

Le poste des boissons est en général celui qui réserve le plus de surprises en fin de soirée. Pour garder le contrôle, négociez avec l’endroit, un forfait open bar limité dans le temps. Il peut être de 2 heures par exemple.

Cela permet de maîtriser la consommation, mais offre également une base généreuse à vos collaborateurs. Toujours dans l’optique de dépenser moins, privilégiez les vins de producteurs ou les bières locales artisanales. Ces boissons sont souvent plus abordables et valorisantes que les grandes marques de spiritueux.

Une animation DIY ou digitale

Même s’il s’agit d’une soirée d’entreprise, elle doit être bien animée pour être réussie. Pour optimiser l’animation, au lieu d’engager un DJ de renom ou d’autres prestataires, utilisez les ressources internes ou des solutions digitales.

Un quiz interactif sur smartphone, une playlist collaborative créée par les employés ou une borne photo ou photobooth en location directe sont autant d’idées créatives pour créer une ambiance chaleureuse.