Il est facile de se retrouver submergé lorsque qu’il s’agit d’organiser un événement. Rechercher les bons professionnels qui seront à vos côtés le jour J peut déjà être une tâche fastidieuse. Surtout si vous n’utilisez pas un annuaire de professionnels événementiel comme Exky. Si vous avez déjà organisé un événement, vous savez également que tout ne se déroule pas toujours comme prévu et que vous devrez relever divers défis.

Exky événementiel vous donne donc quelques conseils pour éviter de vous retrouver sous l’eau lors de l’organisation de votre événement quel qu’il soit, mariage, conférence ou encore enterrement de vie de jeune fille.

Organiser un événement commence par définir l’objectif et le format de l’événement

Cela peut sembler assez évident, mais il vaut la peine d’être rappelé.

Formulez votre objectif aussi précisément que possible : voulez-vous transmettre des connaissances aux participants ? exprimer votre gratitude à des partenaires ? collecter des fonds pour un projet ou organiser le meilleur des enterrements de vie de jeune fille pour votre meilleure amie ?

Le format de l’événement dépendra de cet objectif : son concept, sa durée, la répartition des rôles au sein de l’équipe, les prestataires événementiel à qui vous ferez appel…

La planification : une étape primordiale pour organiser un événement

Créez un document accessible à l’ensemble de l’équipe où chaque membre pourra voir les tâches des autres et avoir une vue d’ensemble sur ce qui doit être fait.

Premièrement, commencez par préparer une liste des tâches principales à effectuer. Ensuite, développez les taches de manière aussi détaillée que possible sous forme d’étapes. Il est important de définir un calendrier dans la planification des tâches avec un temps requis pour effectuer chaque mission.

Pour vous simplifier la vie, vous pouvez utiliser des applications telles que Google Drive ou encore Trello.

Définir un budget en tenant compte des situations imprévisibles

Budgétisez chacune des tâches que vous avez intégré à votre planning. Il est également intéressant d’ajouter une enveloppe supplémentaire en cas de situations imprévisibles. Par exemple, le traiteur que vous aviez prévu pour l’événement a un empêchement de dernière minute. Vous êtes donc obligé de faire appel à un nouveau traiteur à la dernière minute. Vous n’avez pas le temps de chercher un nouveau traiteur pendant des heures, ni de négocier les tarifs. Finalement, vous optez donc pour un traiteur dont le coût est plus élevé que ce que vous aviez prévu.    

Les détails font la différence lorsqu’il faut organiser un événement

Si vous voulez surprendre agréablement vos invités, réfléchissez à tout, jusque dans les moindres détails. Comment s’inscrire à l’événement, qui va accueillir les participants et comment, quelle musique sera jouée, allez-vous proposer un Photobooth à vos invités, comment votre équipe va-t’elle s’habiller ?

Essayez de surprendre les gens et de créer l’effet waouh, de dépasser leurs attentes dans les choses les plus ordinaires. C’est exactement ce qui crée la sensation d’un événement.

Vérifier le lieu et avoir un plan B

Rendez-vous toujours en personne sur le lieu où vous souhaitez organisez votre événement. Vérifiez le moindre détail dès la phase de sélection. Au moment le plus inattendu, il se pourrait que la climatisation ne fonctionne pas correctement dans le hall, qu’il n’y ait pas de toilettes pour les personnes handicapées ou que les équipements dont vous aurez besoin le jour J ne passent pas par la porte. Par conséquent, vérifiez ces détails à l’avance et prévoyez un plan B au cas ou.

Attribuer les responsabilités aux différents membres de l’équipe  

Il est très important de répartir les tâches entre les membres de l’équipe non seulement lors de la phase de préparation, mais également le jour J. Répartissez les responsabilités par zone. Par exemple, une personne est responsable des participants, une autre personne gère les équipements, une autre s’occupe de la restauration, etc.

Chaque personne doit connaitre la zone dont elle sera responsable durant tout l’événement.

Donnez à chaque membre de l’équipe un document avec les responsabilités assignées, afin que chaque personne sache qui contacter pour toute question spécifique.

Faire connaitre l’événement

Ne sous-estimez pas le temps nécessaire à la promotion d’un événement. Le type d’événement, son public cible, les ressources internes et le budget déterminent votre approche marketing. Lorsque vous choisissez vos partenaires médias, concentrez-vous sur ceux qui ciblent votre public. Il est préférable d’avoir quelques partenaires ciblés plutôt que de parler de l’événement à presque tout le monde.

Il est également important de créer un message type qui sera diffusé sur tous les canaux. Assurez-vous qu’il soit bref et qu’il transmette fidèlement l’idée de l’événement à votre public.

Bien choisir les prestataires événementiel

Assurez-vous que les prestataires événementiel que vous avez choisis soient à la fois bon dans leur mission mais également avenant avec les participants.

À la fin de la journée, ce dont les gens se souviennent, c’est de la façon dont ils ont été traités, de l’atmosphère et non de ce que l’orateur disait sur la scène.

Faites un dernier check up 24 heures avant l’événement

Vérifiez 24h avant le jour J que tout est fin prêt. Contactez les différents prestataires événementiel pour vous assurer qu’il n’ont pas oublié votre événement. Vérifiez que le matériel dont vous aurez besoin le lendemain fonctionne bien. Et assurez-vous que les personnes invitées ont toujours l’intention de participer à l’événement.

Quel que soit l’événement que vous organisez, soyez optimiste et n’ayez pas peur des surprises, votre événement sera un succès !

Si vous souhaitez faire appel à un wedding planner pour faciliter l’organisation de votre mariage, Exky vous conseil S’event’in. Cette agence sera à votre disposition pour coordonner tous ces éléments et rendre votre événement unique. Si vous êtes à la recherche de différents prestataires pour votre événement, je suis certaine que vous trouverez votre bonheur sur l’annuaire Exky événementiel. Le site répertorie une multitude de professionnels de l’événementiel à Paris, Montpellier, Lille, Lyon, Annecy, Strasbourg et dans toute la France.