Le choix d’un prestataire événementiel peut s’apparenter à un véritable parcours du combattant en raison des nombreuses étapes à franchir. Il y a de nombreux points à prendre en considération. Mais, avec une bonne organisation, cela est tout à fait faisable. Dans les faits, il est même aisé de s’en sortir à condition d’employer les bonnes astuces. Lesquelles ?

La détermination de ce qu’il vous faut et de ce que vous visez est fondamentale

L’organisation d’événements professionnels ne s’improvise pas. Vous devez tout d’abord identifier précisément vos besoins ainsi que les objectifs que vous poursuivez. C’est la condition sans laquelle il vous sera impossible d’opérer un premier tri parmi les agences vous proposant leurs services.
Lesquelles de ces agences apportent les meilleures réponses à vos attentes et au budget dont vous disposez ? Quelles agences vous proposent des solutions novatrices ? Quel est leur domaine d’expertise ? Leurs clients sont-ils pleinement satisfaits de leurs prestations ? Voilà autant de points qui doivent vous guider dans votre présélection.

La détermination de vos besoins et objectifs vous permettra donc de ne retenir que 2 ou 3 agences événementielles. Il vous sera ainsi plus aisé de comparer leurs propositions par la suite pour ne retenir que la meilleure.

Envoyez votre cahier des charges aux agences présélectionnées

Passez à présent à la phase de consultation en faisant parvenir votre cahier des charges aux agences encore en compétition. Faites bien attention d’y inscrire tous les renseignements pertinents relatifs à l’événement à organiser (mariage, anniversaire, baptème…). Soyez précis. Vous devrez notamment indiquer la date et le lieu prévus pour sa tenue ainsi que le message et le public que vous ciblez. Bien entendu, il faudra aussi donner une fourchette budgétaire.

Il reviendra alors à chacune des agences de vous envoyer leurs recommandations et les solutions qu’elles préconisent pour satisfaire aux exigences de votre cahier des charges.

Faites passer un oral aux agences présélectionnées

À la deuxième étape de la consultation, les agences doivent vous présenter leurs propositions. Nous vous conseillons de leur faire passer un oral à toutes dans la même journée. Accordez à chaque agence un temps de parole d’une heure et exigez de recevoir au terme de sa présentation un document écrit aussi complet que possible.

Passez à l’examen des propositions

Servez-vous de critères bien définis pour vous faciliter la tâche au moment d’évaluer les propositions des agences encore en lice. Vous pourrez par exemple considérer la compréhension de la problématique soumise de même que la pertinence et la singularité de la réponse apportée. Il vous faut évidemment aussi tenir compte du respect du budget défini. Vous pouvez par ailleurs considérer d’autres critères tels que la réactivité de l’agence, l’écoute dont le présenter aura fait preuve à votre égard et la qualité des documents remis.

Retenez la bonne agence

Il ne vous restera alors plus qu’à passer à l’étape ultime. Retenez simplement le prestataire événementiel qui aura su répondre le mieux à vos attentes tout en respectant vos contraintes. Dans votre choix, vous devez également tenir compte de votre feeling. Surtout, choisissez une agence qui vous inspire entièrement confiance.

Vous pourrez découvrir une multitude de prestataires événementiel sur notre site EXKY. Du traiteur, au photographe, en passant par le décorateur de mariage, vous trouverez les prestataires qui répondront à vos besoins.  

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